Zarządzanie informacjami IRMG

Planowanie, wdrażanie i kontrolowanie pełnego cyklu życia zarządzania cyfrowo zorganizowanymi informacjami i zapisami.

Uwagi zawierające wskazówki

Informacje i zapisy są przechowywane w wielu formach, w tym – między innymi – w postaci dokumentów cyfrowych, materiałów drukowanych, mikroform, poczty elektronicznej, czatów i stron internetowych. Informacje mogą być ustrukturyzowane lub nieustrukturyzowane i mogą być tworzone przez źródła wewnętrzne lub zewnętrzne.

Określone przepisy prawa i regulacje mogą wymagać od organizacji przechowywania zapisów dotyczących pewnych działań i transakcji biznesowych przez pewien minimalny okres.

Działania mogą obejmować między innymi:

  • identyfikowanie, klasyfikowanie, wycenianie, przetwarzanie, przechowywanie, archiwizowanie, niszczenie informacji i zapisów
  • zarządzanie sposobem wykorzystania informacji w celu wspierania procesu decyzyjnego, procesów biznesowych i usług cyfrowych
  • opracowywanie i promowanie strategii i polityk w zakresie projektowania architektur, struktur i taksonomii informacji
  • rejestrowanie i przechowywanie dowodów i informacji dotyczących działalności gospodarczej i transakcji w formie rejestrów
  • wdrażanie systemów katalogowania, metadanych, indeksowania oraz standardów i metod klasyfikacji stosowanych w celu uporządkowania zarejestrowanych informacji
  • zapewnienie zgodności z obowiązkami prawnymi.

Zarządzanie informacjami: Poziom 4

Wspiera wdrażanie polityki i standardowych praktyk w zakresie zarządzania informacjami i rejestrami. Monitoruje wdrażanie skutecznej kontroli w zakresie delegacji wewnętrznych, audytu i kontroli związanych z zarządzaniem informacjami i rejestrami. Zapewnia raporty dotyczące skonsolidowanego statusu kontroli informacji, aby umożliwić doinformowane podejmowanie decyzji. Identyfikuje czynniki ryzyka w związku z korzystaniem z informacji. Zaleca działania naprawcze w razie konieczności.

Zarządzanie informacjami: Poziom 5

Zapewnia wdrożenie polityki i standardowych praktyk w zakresie zarządzania informacjami i rejestrami. Informuje o korzyściach i wartości informacji, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych, które można wydobyć z systemów biznesowych i innych miejsc. Dokonuje przeglądu nowych propozycji zmian i zapewnia specjalistyczne doradztwo w zakresie zarządzania informacjami i dokumentacją. Ocenia ryzyko związane z informacjami i zarządza nim. Przyczynia się do rozwoju zasad, standardów i procedur w zakresie zgodności z odpowiednimi przepisami.

Zarządzanie informacjami: Poziom 6

Prowadzi i planuje działania mające na celu komunikowanie i wdrażanie strategii i zasad zarządzania informacjami. Opracowuje zasady organizacyjne, standardy i wytyczne w zakresie zarządzania informacjami i dokumentacją. Zapewnia, że informacje wymagane do wspierania organizacji są zdefiniowane i opracowuje procesy zarządzania informacjami i rejestrami. Identyfikuje wpływ regulacji ustawowych, wewnętrznych lub zewnętrznych na wykorzystanie informacji przez organizację i opracowuje strategie zgodności z nimi. Koordynuje wewnętrzne i zewnętrzne zasoby informacyjne w celu osiągnięcia określonych celów biznesowych.

Zarządzanie informacjami: Poziom 7

Ustanawia i komunikuje strategię zarządzania informacją organizacji. Określa na poziomie strategicznym informacje potrzebne do wspierania strategii biznesowej i funkcji biznesowych. Kieruje zasobami informacyjnymi w celu tworzenia wartości dla udziałowców. Odpowiada za zgodność z przepisami, standardami i kodeksami dobrej praktyki w zakresie zarządzania informacjami i dokumentacją