Globalne ramy umiejętności i kompetencji w cyfrowym świecie

Zarządzanie dokumentacją RMGT

Planowanie, wdrażanie i zarządzanie pełnym cyklem życia dokumentacji organizacyjnej.

Uwagi zawierające wskazówki

Określone przepisy prawa i regulacje mogą wymagać od organizacji prowadzenia rejestrów określonych działań i transakcji. Dokumentacja zazwyczaj podlega określonym działaniom związanym z zarządzaniem cyklem życia, które obejmują przechowywanie, wymogi dotyczące usuwania i potencjalnie inne kontrole.

Dokumentacja jest przechowywana w wielu formach, w tym między innymi w postaci dokumentów cyfrowych, materiałów drukowanych, mikrofilmów, wiadomości e-mail i czatów, i może być generowana przez źródła wewnętrzne lub zewnętrzne.

Działania mogą obejmować między innymi:

  • identyfikowanie, klasyfikowanie, wycenianie, przetwarzanie, przechowywanie, archiwizowanie, niszczenie informacji i zapisów
  • rejestrowanie i przechowywanie dowodów i informacji dotyczących działalności gospodarczej i transakcji w formie rejestrów
  • wdrażanie systemów katalogowania, metadanych, indeksowania oraz standardów i metod klasyfikacji stosowanych w celu uporządkowania zarejestrowanych informacji
  • zapewnianie zgodności z obowiązkami prawnymi.
  • zarządzanie systemami zarządzania dokumentacją
  • wyszukiwanie dokumentacji w celu spełnienia wewnętrznych lub zewnętrznych żądań

Zrozumienie poziomów odpowiedzialności związanych z tą umiejętnością

Tam, gdzie niższe poziomy nie są zdefiniowane...
  • Konkretne zadania i obowiązki nie są zdefiniowane, ponieważ umiejętność wymaga wyższego poziomu autonomii, wpływu i złożoności w podejmowaniu decyzji, niż zwykle oczekuje się na tych poziomach. Możesz użyć stwierdzeń esencji, aby zrozumieć ogólne obowiązki związane z tymi poziomami.
Tam, gdzie wyższe poziomy nie są zdefiniowane...
  • Obowiązki i odpowiedzialność nie są zdefiniowane, ponieważ te wyższe poziomy obejmują strategiczne przywództwo i szerszy wpływ organizacyjny, który wykracza poza zakres tej konkretnej umiejętności. Zapoznaj się z esencjonalnymi stwierdzeniami.

Rozwijanie umiejętności i wykazywanie się obowiązkami związanymi z tą umiejętnością

Zdefiniowane poziomy pokazują stopniowy postęp w umiejętnościach i odpowiedzialności.

Tam, gdzie niższe poziomy nie są zdefiniowane...

Możesz rozwijać swoją wiedzę i wspierać innych, którzy są odpowiedzialni w tym obszarze poprzez:

  • Poznanie kluczowych pojęć i zasad związanych z tą umiejętnością i jej wpływem na Twoją rolę
  • Wykonywanie powiązanych umiejętności (zobacz powiązane umiejętności SFIA)
  • Wspieranie innych, którzy wykonują zadania i działania na wyższym poziomie
Tam, gdzie wyższe poziomy nie są zdefiniowane...
  • Możesz się rozwijać, rozwijając powiązane umiejętności, które są lepiej dostosowane do wyższych poziomów przywództwa organizacyjnego.

Pokaż/ukryj dodatkowe opisy i poziomy.

Poziom odpowiedzialności za tę umiejętność

1 2 3 4 5

Zarządzanie dokumentacją: Poziom 1

Poziom 1 – Zgodne postępowanie: Istota poziomu: wykonuje rutynowe zadania pod ścisłym nadzorem, postępuje zgodnie z instrukcjami i wymaga wskazówek, aby ukończyć swoją pracę. Jest w stanie przyswoić i stosować podstawowe umiejętności i wiedzę.

Postępuje zgodnie ze szczegółowymi wytycznymi dotyczącymi potwierdzania odbioru dokumentacji, w tym przechwytywania niezbędnych metadanych. Dostarcza dokumentację cyfrową i fizyczną zgodnie z ustalonymi procedurami.

Zarządzanie dokumentacją: Poziom 2

Poziom 2 – Pomoc: Istota poziomu: zapewnia pomoc innym, pracuje pod rutynowym nadzorem i wykorzystuje swoją dyskrecję do rozwiązywania rutynowych problemów. Aktywnie uczy się poprzez szkolenia i doświadczenia w miejscu pracy.

Pomaga w gromadzeniu, dostarczaniu i przechowywaniu dokumentacji. Identyfikuje i stosuje odpowiednie metadane. Wykorzystuje ustalone metody do przekształcania zapisów między formatami lub nośnikami, zgodnie z zasadami i procedurami organizacyjnymi. Identyfikuje i zgłasza potencjalne zagrożenia lub kwestie związane z przetwarzaniem i bezpieczeństwem informacji. Wykonuje zadania administracyjne w celu utrzymania dostępności, możliwości wyszukiwania, integralności, bezpieczeństwa i ochrony dokumentacji.

Zarządzanie dokumentacją: Poziom 3

Poziom 3 – Stosowanie: Istota poziomu: wykonuje zróżnicowane zadania, czasami złożone i nierutynowe, przy użyciu standardowych metod i procedur. Pracuje pod ogólnym kierownictwem, wykazuje się samodzielnością, zarządza własną pracą i dotrzymuje terminów. Proaktywnie rozwija swoje umiejętności i wpływ w miejscu pracy.

Utrzymuje kluczowe metadane dla rekordów, w tym informacje o własności i kategorii. Konfiguruje rutynowe kontrole w celu ograniczenia operacji na rekordach wyłącznie do zatwierdzonych działań. Przeprowadza rutynowe wyszukiwanie rekordów wymaganych do obsługi autoryzowanych żądań. Wspiera użytkowników w wyszukiwaniu i uzyskiwaniu dostępu do rekordów. Stosuje etyczne i niezawodne metody przekształcania danych między formatami lub nośnikami, przestrzegając zasad organizacyjnych i mając świadomość potencjalnych problemów podczas przetwarzania informacji. Przekształca dane między formatami lub nośnikami przy użyciu etycznych i niezawodnych metod. Postępuje zgodnie z zasadami organizacyjnymi i aktywnie identyfikuje potencjalne zagrożenia w przetwarzaniu informacji.

Zarządzanie dokumentacją: Poziom 4

Poziom 4 – Umożliwianie: Istota poziomu: wykonuje różnorodne złożone działania, pomaga i doradza innym, w razie konieczności deleguje zadania, pracuje samodzielnie pod ogólnym kierownictwem oraz stosuje specjalistyczną wiedzę podczas realizacji celów zespołu.

Wspiera wdrażanie zasad i praktyk zarządzania dokumentacją, w tym zatwierdzonego usuwania dokumentacji. Przeprowadza złożone lub wrażliwe wyszukiwania dokumentacji w celu realizacji autoryzowanych wniosków. Monitoruje i raportuje wdrażanie skutecznych kontroli zarządzania dokumentacją, w tym metadanych i kontroli dostępu. W razie potrzeby zaleca działania naprawcze. Udziela porad i wskazówek w celu umożliwienia przyjęcia odpowiednich praktyk zarządzania dokumentacją w całej organizacji.

Zarządzanie dokumentacją: Poziom 5

Poziom 5 – Zapewnianie, doradzanie: Istota poziomu: zapewnia autorytatywne wytyczne w swojej dziedzinie i pracuje w ramach ogólnych wytycznych. Odpowiada za dostarczanie istotnych wyników pracy, od analizy przez wykonanie po ocenę.

Zapewnia wdrożenie zasad zarządzania dokumentacją obejmujących wszystkie aspekty przechowywania i usuwania. Zarządza kontrolą dostępu do dokumentacji, w tym autoryzuje dostęp i zatwierdza ujawnienie potencjalnie wrażliwych informacji. Prowadzi i nadzoruje kompleksowe wyszukiwanie dokumentacji, w razie potrzeby zasięgając porady prawnej. Przegląda nowe propozycje zmian i zapewnia specjalistyczne doradztwo w zakresie zarządzania dokumentacją. Ocenia i zarządza ryzykiem związanym z dokumentacją. Przyczynia się do rozwoju polityki, standardów i procedur zgodności z przepisami dotyczącymi dokumentacji.