Le competenze globali e il quadro delle competenze per un mondo digitale

Gestione dei record RMGT

Pianificazione, implementazione e gestione dell'intero ciclo di vita dei documenti organizzativi.

Note di orientamento

Leggi e regolamenti specifici possono richiedere alle organizzazioni di conservare registrazioni di determinate attività e transazioni. Le registrazioni sono in genere soggette a specifiche attività di gestione del ciclo di vita che includono requisiti di conservazione, smaltimento e potenzialmente altri controlli.

I registri sono conservati in molte forme, tra cui, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, documenti digitali, materiale stampato, microfilm, e-mail, chat e possono essere generati da fonti interne o esterne.

Le attività possono includere, a titolo esemplificativo ma non esaustivo:

  • identificare, classificare, valutare, elaborare, memorizzare, archiviare, distruggere informazioni e record
  • acquisizione e conservazione di prove e informazioni su attività e transazioni commerciali sotto forma di record
  • implementare sistemi di standard e metodi di catalogazione, metadati, indicizzazione e classificazione utilizzati per organizzare le informazioni registrate
  • assicurare il rispetto degli obblighi legali
  • gestione dei sistemi di gestione dei record
  • condurre ricerche di documenti per ottemperare a richieste interne o esterne

Comprendere i livelli di responsabilità di questa abilità

Dove i livelli inferiori non sono definiti...
  • I compiti e le responsabilità specifiche non sono definiti perché l'abilità richiede un livello più elevato di autonomia, influenza e complessità nel processo decisionale rispetto a quanto generalmente previsto a questi livelli. È possibile utilizzare le istruzioni di essenza per comprendere le responsabilità generiche associate a questi livelli.
Dove i livelli più alti non sono definiti...
  • Le responsabilità e le responsabilità non sono definite perché questi livelli superiori implicano una leadership strategica e un'influenza organizzativa più ampia che va oltre l'ambito di questa specifica competenza. Vedi le dichiarazioni di essenza.

Sviluppare competenze e dimostrare le responsabilità relative a questa abilità

I livelli definiti mostrano la progressione incrementale delle competenze e delle responsabilità.

Dove i livelli inferiori non sono definiti...

Puoi sviluppare le tue conoscenze e sostenere gli altri che hanno responsabilità in questo settore:

  • Apprendimento dei concetti e dei principi chiave relativi a questa abilità e al suo impatto sul tuo ruolo
  • Esecuzione di abilità correlate (vedere le competenze SFIA correlate)
  • Supportare altri che svolgono compiti e attività di livello superiore
Dove i livelli più alti non sono definiti...
  • È possibile progredire sviluppando competenze correlate che sono più adatte ai livelli più elevati di leadership organizzativa.

Mostra/nascondi descrizioni e livelli extra.

Livelli di responsabilità per questa abilità

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Gestione dei record: Livello 1

Livello 1 - Seguire: Essenza del livello: esegue attività di routine sotto stretta supervisione, segue le istruzioni e richiede una guida per completare il proprio lavoro. Apprende e applica le competenze e le conoscenze di base.

Segue una guida dettagliata per confermare la ricezione dei record, inclusa l'acquisizione di metadati essenziali. Consegna record digitali e fisici in linea con le procedure concordate.

Gestione dei record: Livello 2

Livello 2 - Assistere: Essenza del livello: fornisce assistenza agli altri, lavora sotto supervisione ordinaria e usa la sua discrezione per affrontare i problemi di routine. Apprende attivamente attraverso la formazione e le esperienze sul posto di lavoro.

Aiuta nella raccolta, distribuzione e conservazione dei record. Identifica e applica metadati appropriati. Utilizza metodi consolidati per trasformare i record tra formati o supporti, seguendo le policy e le procedure organizzative. Identifica e segnala potenziali rischi o problemi correlati alla gestione e alla sicurezza delle informazioni. Esegue attività amministrative per mantenere accessibilità, recuperabilità, integrità, sicurezza e protezione dei record.

Gestione dei record: Livello 3

Livello 3 - Applicare: Essenza del livello: esegue varie attività, a volte complesse e non di routine, utilizzando metodi e procedure standard. Lavora seguendo indicazioni generali, esercita la discrezione e gestisce il proprio lavoro entro le scadenze. Migliora in modo proattivo le abilità e l'impatto sul posto di lavoro.

Mantiene i metadati chiave per i record, tra cui le informazioni sulla proprietà e sulla categoria. Configura i controlli di routine per limitare le operazioni sui record alle sole azioni approvate. Esegue ricerche di routine per i record necessari per supportare le richieste autorizzate. Supporta gli utenti nella ricerca e nell'accesso ai record. Utilizza metodi etici e affidabili per trasformare i dati tra formati o supporti, seguendo le policy organizzative ed essendo consapevole dei potenziali problemi durante la gestione delle informazioni. Trasforma i dati tra formati o supporti utilizzando metodi etici e affidabili. Segue le policy organizzative e identifica attivamente i potenziali rischi nella gestione delle informazioni.

Gestione dei record: Livello 4

Livello 4 - Abilitare: Essenza del livello: svolge diverse attività complesse, supporta e guida gli altri, delega i compiti quando appropriato, lavora in modo autonomo sotto direzione generale e contribuisce con le competenze per raggiungere gli obiettivi del team.

Supporta l'implementazione di policy e pratiche di gestione dei record, incluso lo smaltimento approvato dei record. Esegue ricerche complesse o sensibili per i record per soddisfare le richieste autorizzate. Monitora e segnala l'implementazione di controlli efficaci per la gestione dei record, inclusi metadati e controlli di accesso. Raccomanda azioni correttive come richiesto. Fornisce consigli e indicazioni per consentire l'adozione di pratiche di gestione dei record appropriate in tutta l'organizzazione.

Gestione dei record: Livello 5

Livello 5 - Assicurare, consigliare: Essenza del livello: fornisce una guida autorevole nel suo campo e lavora in un'ampia direzione. Responsabile della fornitura di risultati di lavoro significativi, dall'analisi all'esecuzione fino alla valutazione.

Garantisce l'implementazione di policy di gestione dei record che coprano tutti gli aspetti di conservazione e smaltimento. Gestisce i controlli di accesso per i record, inclusa l'autorizzazione all'accesso e l'approvazione del rilascio di informazioni potenzialmente sensibili. Conduce e supervisiona ricerche di record complesse, cercando una consulenza legale quando necessario. Esamina le nuove proposte di modifica e fornisce consulenza specialistica sulla gestione dei record. Valuta e gestisce i rischi correlati ai record. Contribuisce allo sviluppo di policy, standard e procedure per la conformità alla legislazione correlata ai record.