记录管理 RMGT
规划、实施和管理全生命周期的组织记录。
指导说明
特定的法律和法规可能要求组织保留某些活动和交易的记录。记录通常受特定生命周期管理活动的约束，包括保留、处置要求和可能的其他控制措施。
记录以多种形式保存，包括但不限于数字文档、印刷材料、缩微胶卷、电子邮件、聊天记录，并且可能由内部或外部来源生成。
活动可能包括但不限于：
- 识别、分类、评估、处理、储存、归档、销毁信息和记录
- 以记录的形式捕获和维护关于业务活动与事务的证据和信息
- 实施编目、元数据、索引、分类标准和方法的系统，用于识别和组织记录
- 确保遵守法律义务
- 管理记录管理系统
- 搜索记录以符合内部或外部要求
了解此技能的责任级别
在未定义较低级别的情况下...
- 没有定义具体的任务和职责，因为该技能需要比这些级别的通常预期的更高的自主性、影响力和决策复杂性。您可以使用本质语句来了解与这些级别相关的一般职责。
如果未定义更高的级别...
- 职责和问责制没有定义，因为这些更高层次涉及战略领导和更广泛的组织影响力，超出了这一特定技能的范围。请参阅本质陈述。
发展技能并展示与该技能相关的责任
定义的级别显示了技能和责任的增量进展。
在未定义较低级别的情况下...
您可以通过以下方式发展您的知识并支持在该领域负有责任的其他人：
- 学习与此技能相关的关键概念和原则及其对您的角色的影响
- 执行相关技能（请参阅相关的 SFIA 技能）
- 支持他人执行更高级别的任务和活动
如果未定义更高的级别...
- 你可以通过发展更适合更高层次组织领导的相关技能来取得进步。
单击以了解为什么 SFIA 技能没有在所有 7 个级别中定义。
显示/隐藏额外的描述和级别。
该技能的责任级别
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
记录管理: 级别 1
遵循详细的指导来确认收到记录，包括捕获基本元数据。根据商定的程序提供数字和物理记录。
记录管理: 级别 2
协助收集、交付和保留记录。识别并应用适当的元数据。按照组织政策和程序，使用既定方法在格式或媒体之间转换记录。识别并报告与信息处理和安全相关的潜在风险或问题。执行管理任务以维护记录的可访问性、可检索性、完整性、安全性和保护。
记录管理: 级别 3
维护记录的关键元数据，包括所有权和类别信息。配置例行控制以将记录操作仅限制为已批准的操作。对所需的记录进行例行搜索，以支持授权的请求。支持用户查找和访问记录。使用合乎道德且可靠的方法在格式或媒体之间转换数据，遵循组织政策，并在处理信息时了解潜在问题。使用合乎道德且可靠的方法在格式或媒体之间转换数据。遵循组织政策并积极识别信息处理中的潜在风险。
记录管理: 级别 4
支持记录管理策略和实践的实施，包括经批准的记录处置。对记录进行复杂或敏感的搜索，以解决授权请求。监控和报告记录管理有效控制的实施情况，包括元数据和访问控制。根据需要推荐补救措施。提供建议和指导，以便在整个组织中采用适当的记录管理实践。
记录管理: 级别 5
确保实施涵盖保留和处置等所有方面的记录管理策略。管理记录的访问控制，包括授权访问和批准发布潜在敏感信息。执行和监督复杂的记录搜索，必要时寻求法律指导。审查新的变更建议并提供有关记录管理的专家建议。评估和管理与记录相关的风险。协助制定符合记录相关法规的政策、标准和程序。