Le cadre mondial des aptitudes et des compétences pour le monde numérique

Gestion des dossiers RMGT Béta

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Planifier, mettre en œuvre et gérer le cycle de vie complet des documents de l'organisation.

Traduction française de SFIA 9 : Version bêta

SFIA 9 en anglais est désormais disponible.

  • Ceci est une version bêta de SFIA 9 en français.
  • Nous l'avons créée en utilisant la Phrase Localization Platform, en combinant :
    • Le contenu traduit de SFIA 8
    • Les contributions de 7 principaux fournisseurs de traduction automatique
  • Nous mettrons à jour cette traduction après révision et contrôles qualité.
  • Veuillez nous contacter si vous remarquez des erreurs ou si vous avez des questions.

Note : Bien que la traduction automatique aide à créer des versions initiales, la révision professionnelle garantit la précision et un langage adapté au contexte.

Notes d’orientation

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Des lois et réglementations spécifiques peuvent obliger les organisations à conserver des enregistrements de certaines activités et transactions. Les enregistrements sont généralement soumis à des activités spécifiques de gestion du cycle de vie qui comprennent des exigences de conservation et d'élimination et éventuellement d'autres contrôles.

Les documents sont conservés sous de nombreuses formes, y compris, mais sans s'y limiter, les documents numériques, le matériel imprimé, les microfilms, les courriels, les chats et peuvent être générés par des sources internes ou externes.

Les activités peuvent inclure -- mais ne sont pas limitées à :

  • identification, classement, évaluation, processus, stockage, archivage, destruction d’informations et dossiers
  • capture et maintenance d’évidences et informations sur les activités commerciaux et transactions sous forme de dossiers
  • implémentation de systèmes de normes et méthodes de catalogue, métadonnées, indexage et classification utilisés pour organiser l’information en dossiers
  • assurance de conformités aux obligations légales.
  • gestion des systèmes de gestion des documents
  • effectuer des recherches d'archives pour répondre à des demandes internes ou externes

Comprendre les niveaux de responsabilité de cette compétence

Là où les niveaux inférieurs ne sont pas définis...
  • Les tâches et responsabilités spécifiques ne sont pas définies car la compétence exige un niveau plus élevé d’autonomie, d’influence et de complexité dans la prise de décision que ce à quoi on s’attend généralement à ces niveaux. Vous pouvez utiliser les énoncés d’essence pour comprendre les responsabilités génériques associées à ces niveaux.
Là où les niveaux supérieurs ne sont pas définis...
  • Les responsabilités et les obligations de rendre compte ne sont pas définies parce que ces niveaux supérieurs impliquent un leadership stratégique et une influence organisationnelle plus large qui va au-delà de la portée de cette compétence spécifique. Voir les énoncés d’essence.

Développer des compétences et démontrer les responsabilités liées à ces compétences

Les niveaux définis montrent la progression progressive des compétences et des responsabilités.

Là où les niveaux inférieurs ne sont pas définis...

Vous pouvez développer vos connaissances et soutenir d’autres personnes qui ont des responsabilités dans ce domaine en :

  • Apprendre les concepts et principes clés liés à cette compétence et son impact sur votre rôle
  • Exécution de compétences connexes (voir les compétences SFIA connexes)
  • Soutenir les autres personnes qui exécutent des tâches et des activités de plus haut niveau
Là où les niveaux supérieurs ne sont pas définis...
  • Vous pouvez progresser en développant des compétences connexes qui conviennent mieux aux niveaux supérieurs de leadership organisationnel.

Afficher/masquer les descriptions et les niveaux supplémentaires.

Niveaux de responsabilité pour cette compétence

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Gestion des dossiers: Niveau 1

Niveau 1 -- Suivre: Essence du niveau : Effectue des tâches de routine sous une supervision étroite, suit des instructions et a besoin d'être guidé pour achever son travail. Apprend et applique les compétences et les connaissances de base.

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suit des instructions détaillées pour accuser réception des documents, y compris la saisie des métadonnées essentielles. Fournit les documents numériques et physiques conformément aux procédures convenues.

Gestion des dossiers: Niveau 2

Niveau 2 -- Aider: Essence du niveau : Fournit une assistance aux autres, travaille sous une supervision courante et fait preuve de discernement pour résoudre les problèmes courants. Apprend activement par le biais de formations et d'expériences sur le terrain.

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Contribuer à la collecte, à la livraison et à la conservation des documents. Identifie et applique les métadonnées appropriées. utilise les méthodes établies pour transformer les documents entre les formats ou les supports, conformément aux politiques et procédures de l'organisation Identifie et signale les risques potentiels ou les problèmes liés au traitement et à la sécurité de l'information. Effectue des tâches administratives pour maintenir l'accessibilité, la récupération, l'intégrité, la sécurité et la protection des documents.

Gestion des dossiers: Niveau 3

Niveau 3 -- Mettre en pratique: Essence du niveau : Effectuer des tâches variées, parfois complexes et non routinières, en utilisant des méthodes et des procédures standard. Travaille sous une direction générale, fait preuve de discrétion et gère son propre travail dans le respect des délais. Améliore de manière proactive ses compétences et son impact sur le lieu de travail.

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Maintient des métadonnées clés pour les documents, y compris des informations sur la propriété et la catégorie. Configure les contrôles de routine pour limiter les opérations d'archivage aux seules actions approuvées. Effectue des recherches de routine sur les documents nécessaires pour répondre aux demandes autorisées. Aide les utilisateurs à trouver les documents et à y accéder. Utilise des méthodes éthiques et fiables pour transformer les données entre les formats ou les supports, en suivant les politiques de l'organisation et en étant conscient des problèmes potentiels lors de la manipulation des informations. Transforme les données entre formats ou supports en utilisant des méthodes éthiques et fiables. Respecte les politiques de l'organisation et identifie activement les risques potentiels liés au traitement de l'information.

Gestion des dossiers: Niveau 4

Niveau 4 -- Activer: Essence du niveau : Effectuer diverses activités complexes, soutenir et guider les autres, déléguer des tâches le cas échéant, travailler de manière autonome sous une direction générale et apporter son expertise pour atteindre les objectifs de l'équipe.

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Soutenir la mise en œuvre des politiques et pratiques de gestion des documents, y compris l'élimination approuvée des documents. Effectuer des recherches d'archives complexes ou sensibles pour répondre aux demandes autorisées. Surveiller la mise en œuvre de contrôles efficaces pour la gestion des documents, y compris les métadonnées et les contrôles d'accès, et établir des rapports à ce sujet. Recommande des mesures correctives si nécessaire. Fournit des conseils et des orientations pour permettre l'adoption de pratiques appropriées de gestion des documents dans l'ensemble de l'organisation.

Gestion des dossiers: Niveau 5

Niveau 5 - Assurer, aviser: Essence du niveau : Fournit des conseils faisant autorité dans son domaine et travaille sous une direction générale. Il est responsable de l'obtention de résultats significatifs, de l'analyse à l'évaluation en passant par l'exécution.

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Veiller à la mise en œuvre des politiques de gestion des documents couvrant tous les aspects de la conservation et de l'élimination. Gère les contrôles d'accès aux dossiers, y compris l'autorisation d'accès et l'approbation de la divulgation d'informations potentiellement sensibles. Effectuer et superviser des recherches complexes dans les dossiers, en sollicitant des conseils juridiques si nécessaire. Examine les nouvelles propositions de changement et fournit des conseils spécialisés sur la gestion des documents. Évaluer et gérer les risques liés à l'archivage. Contribuer à l'élaboration de politiques, de normes et de procédures visant à assurer la conformité avec la législation en matière d'archivage.