Глобальная система навыков и компетенций для цифрового мира

Управление документацией RMGT Бета-версия

(new)

Планирование, внедрение и управление полным жизненным циклом организационных записей.

Перевод SFIA 9 на русский язык: Бета-версия

SFIA 9 на английском языке уже доступна.

  • Это бета-версия SFIA 9 на русском языке.
  • Мы создали её с помощью платформы Phrase Localization Platform, объединив:
    • Переведенный контент из SFIA 8
    • Вклад от 7 ведущих поставщиков машинного перевода
  • Мы обновим этот перевод после проверки и контроля качества.
  • Пожалуйста, свяжитесь с нами, если заметите какие-либо ошибки или у вас возникнут вопросы.

Примечание: Хотя машинный перевод помогает создавать первоначальные версии, профессиональная проверка обеспечивает точность и соответствие языка контексту.

Методические рекомендации:

(new)

Определенные законы и нормативные акты могут требовать от организаций ведения записей об определенных видах деятельности и операциях. Записи, как правило, подлежат управлению в течение всего жизненного цикла, включая требования к хранению, утилизации и, возможно, другие меры контроля.

Записи хранятся в различных формах, включая, в частности, цифровые документы, печатные материалы, микрофильмы, электронную почту, чаты, и могут быть получены из внутренних или внешних источников.

Деятельность может включать, но не ограничиваться:

  • идентификация, классификация, оценка, обработка, хранение, архивирование, уничтожение информации и записей
  • сбор и хранение доказательств и информации о деловой деятельности и операциях в форме записей
  • внедрение систем каталогизации, метаданных, индексирования и классификации стандартов и методов, используемых для организации записанной информации
  • в целях обеспечения соблюдения юридических обязательств.
  • управление системами управления документацией
  • проведение поиска документов в соответствии с внутренними и внешними запросами

Понимание уровней ответственности этого навыка

Там, где нижние уровни не определены...
  • Конкретные задачи и обязанности не определены, потому что навык требует более высокого уровня автономии, влияния и сложности в принятии решений, чем обычно ожидается на этих уровнях. Операторы сущности можно использовать для понимания общих обязанностей, связанных с этими уровнями.
Там, где не определены более высокие уровни...
  • Обязанности и подотчетность не определены, потому что эти более высокие уровни предполагают стратегическое лидерство и более широкое организационное влияние, выходящее за рамки этого конкретного навыка. Смотрите основные утверждения.

Развитие навыков и демонстрация обязанностей, связанных с этим навыком

Определенные уровни показывают постепенное развитие навыков и ответственности.

Там, где нижние уровни не определены...

Вы можете развивать свои знания и поддерживать других людей, которые несут ответственность в этой области, следующим образом:

  • Изучение ключевых концепций и принципов, связанных с этим навыком и его влиянием на вашу роль
  • Выполнение соответствующих навыков (см. соответствующие навыки SFIA)
  • Поддержка других лиц, выполняющих задачи и мероприятия более высокого уровня
Там, где не определены более высокие уровни...
  • Вы можете прогрессировать, развивая соответствующие навыки, которые лучше подходят для более высоких уровней организационного лидерства.

Показать/скрыть дополнительные описания и уровни.

Уровни ответственности за этот навык

1 2 3 4 5

Управление документацией: Уровень 1

Уровень 1 - Следовать: Суть уровня: Выполняет рутинные задания под пристальным наблюдением, следует инструкциям и нуждается в руководстве для завершения своей работы. Изучает и применяет базовые навыки и знания.

(new)

Соблюдает подробные инструкции по подтверждению получения записей, включая регистрацию основных метаданных. Предоставляет цифровые и физические записи в соответствии с согласованными процедурами.

Управление документацией: Уровень 2

Уровень 2 - Помогать: Суть уровня: Оказывает помощь другим, работает под рутинным руководством и использует свое усмотрение для решения рутинных проблем. Активно учится в процессе обучения и на рабочем месте.

(new)

Оказывает помощь в сборе, доставке и хранении записей. Определяет и применяет соответствующие метаданные. Использует установленные методы преобразования записей между форматами или носителями, следуя организационной политике и процедурам. Выявляет и сообщает о потенциальных рисках и проблемах, связанных с обработкой и безопасностью информации. Выполняет административные задачи по поддержанию доступности, возможности поиска, целостности, безопасности и защиты записей.

Управление документацией: Уровень 3

Уровень 3 - Применять: Суть уровня: Выполняет разнообразные задачи, иногда сложные и нестандартные, используя стандартные методы и процедуры. Работает под общим руководством, проявляет осмотрительность и управляет собственной работой в установленные сроки. Инициативно повышает квалификацию и усиливает свое влияние на рабочем месте.

(new)

Ведение ключевых метаданных для записей, включая информацию о владельцах и категориях. Настраивает обычные средства контроля, чтобы ограничить операции с записями только утвержденными действиями. Осуществляет обычный поиск записей, необходимых для выполнения авторизованных запросов. Оказывает поддержку пользователям в поиске и получении доступа к записям. Использует этичные и надежные методы преобразования данных между форматами или носителями, следуя организационной политике и осознавая потенциальные проблемы при работе с информацией. Преобразовывает данные между форматами или носителями, используя этичные и надежные методы. Соблюдает организационные политики и активно выявляет потенциальные риски при работе с информацией.

Управление документацией: Уровень 4

Уровень 4 - Выполнять: Суть уровня: Выполняет разнообразную сложную деятельность, поддерживает и направляет других, делегирует задачи, когда это необходимо, работает автономно под общим руководством и вносит экспертный вклад в достижение целей команды.

(new)

Поддерживает внедрение политики и практики управления документацией, включая утвержденную утилизацию документов. Осуществляет сложный или деликатный поиск документов по авторизованным запросам. Контролирует и отчитывается о внедрении эффективных механизмов управления записями, включая метаданные и контроль доступа. При необходимости рекомендует меры по исправлению ситуации. Предоставляет консультации и рекомендации, позволяющие внедрить соответствующие методы управления записями в организации.

Управление документацией: Уровень 5

Уровень 5 - Обеспечивать, советовать: Суть уровня: Обеспечивает авторитетное руководство в своей области и работает под широким руководством. Отвечает за достижение значительных результатов работы, начиная с анализа, выполнения и заканчивая оценкой.

(new)

Обеспечивает внедрение политики управления документацией, охватывающей все аспекты хранения и утилизации. Обеспечивает контроль доступа к документам, включая выдачу разрешений на доступ и утверждение выдачи потенциально конфиденциальной информации. Проводит и контролирует сложные поиски документов, при необходимости обращаясь за юридическими рекомендациями. Рассматривает предложения по новым изменениям и предоставляет консультации специалистов по вопросам управления документацией. Оценивает и управляет рисками, связанными с документами. Вносит вклад в разработку политики, стандартов и процедур для соблюдения законодательства, связанного с документами.