إدارة المعلومات IRMG

تخطيط وتطبيق والسيطرة على إدارة دورة الحياة الكاملة للمعلومات والسجلات المرتبة بشكل رقمي.

ملاحظات إرشادية:

يتم الاحتفاظ بالمعلومات والسجلات في أشكال عدة منها- على سبيل المثال لا الحصر- الوثائق الرقمية والمواد المطبوعة والميكروفيلم والرسائل الإلكترونية ومحادثات تطبيقات الدردشة والمواقع الإلكترونية. قد تكون المعلومات مهيكلة أو غير مهيكلة وقد تنشئها مصادر خارجية أو داخلية.

قد تستلزم بعض القوانين واللوائح من المؤسسات الاحتفاظ بسجلات لبعض أنشطة وصفقات العمل لمدة معينة على أقل تقدير.

قد تتضمن الأنشطة على سبيل المثال لا الحصر:

  • تحديد وتصنيف وتقييم ومعالجة وتخزين وأرشفة وتدمير المعلومات والتسجيلات.
  • حوكمة كيفية استخدام المعلومات في دعم عملية صنع القرار وعمليات الأعمال والخدمات الرقمية
  • تطوير وتعزيز الاستراتيجيات والسياسات الخاصة بتصميم بنى المعلومات وهياكلها وتصنيفاتها
  • الحصول على أدلة ومعلومات حول الأنشطة والعمليات في شكل سجلات
  • تطبيق نظم التصنيف وبيانات وصف البيانات والفهرسة ومعايير ومناهج التبويب المستخدمة لترتيب المعلومات المسجلة.
  • ضمان الامتثال للواجبات القانونية.

إدارة المعلومات: المستوى 1 4

يدعم تطبيق الممارسات المعيارية والسياسات الخاصة بإدارة المعلومات والسجلات. يراقب تنفيذ الضوابط الفعالة التي تحكم عملية التفويض الداخلي وتدقيق الحسابات والرقابة المتعلقة بإدارة المعلومات والسجلات. يرفع تقارير حول متانة الضوابط الخاصة بالمعلومات للاسترشاد بها في عمليات صنع القرار الفعالة. يحدد المخاطر التي تحيق باستخدام المعلومات ويوصي باتخاذ إجراءات تصحيحية عند الاقتضاء.

إدارة المعلومات: المستوى 1 5

يضمن تطبيق الممارسات المعيارية وسياسات إدارة المعلومات والسجلات ويُعرّف بمزايا وقيمة المعلومات، الداخلية منها والخارجية، التي يمكن الحصول عليها من أنظمة الأعمال وغيرها من المصادر. كما يراجع مقترحات التغيير الجديدة ويقدم مشورة خبير فيما يتصل بإدارة المعلومات والسجلات. وكذلك، يقوم بتقييم وإدارة المخاطر المتعلقة بالمعلومات ويساهم في وضع السياسات والمعايير والإجراءات التي تضمن الامتثال للتشريعات ذات الصلة.

إدارة المعلومات: المستوى 1 6

يقود ويخطط للأنشطة الخاصة بتوصيل وتطبيق استراتيجيات وسياسات إدارة المعلومات، كما يضع السياسات والمعايير والمبادئ التوجيهية الخاصة بالمؤسسة فيما يتصل بعمليات إدارة المعلومات والسجلات. كما يحدد أثر اللوائح التأسيسية أو الداخلية أو الخارجية على استخدام المؤسسة للمعلومات ويطور استراتيجيات لضمان الامتثال لهذه اللوائح، وينسق ما بين موارد المعلومات التي تم جمعها من مصادر خارجية بهدف تحقيق غايات محددة للأعمال.

إدارة المعلومات: المستوى 1 7

يضع استراتيجية إدارة المعلومات بالمؤسسة ويُعرّف بها، ويحدد في مستوى بعينه المعلومات اللازمة لدعم استراتيجية العمل ووظائفه، ويوجه موارد المعلومات بما يخلق قيمة لأصحاب المصلحة. كما يكون مسؤولًا عن الامتثال للوائح والمعايير ومواثيق الممارسة الجيدة المتصلة بإدارة المعلومات والسجلات.