إطار المهارات والكفاءات العالمي للعالم الرقمي

إدارة السجلات RMGT

تخطيط وتنفيذ وإدارة دورة حياة السجلات المؤسسية بالكامل.

ملاحظات إرشادية:

قد تتطلب قوانين ولوائح محددة من المؤسسات للاحتفاظ بسجلات لأنشطة ومعاملات معينة. تخضع السجلات عادةً لأنشطة إدارة دورة حياة محددة تتضمن متطلبات الاحتفاظ والتخلص منها وضوابط أخرى محتملة.

يتم حفظ السجلات في أشكال عديدة بما في ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، المستندات الرقمية، والمواد المطبوعة، والميكروفيلم، والبريد الإلكتروني، والمحادثات على الإنترنت، ويمكن إنشاؤها من مصادر داخلية أو خارجية.

قد تتضمن الأنشطة على سبيل المثال لا الحصر:

  • تحديد وتصنيف وتقييم ومعالجة وتخزين وأرشفة وتدمير المعلومات والتسجيلات.
  • الحصول على أدلة ومعلومات حول أنشطة وعمليات الأعمال في شكل سجلات
  • تطبيق نظم التصنيف وبيانات التعريف والفهرسة ومعايير ومناهج التبويب المستخدمة لتحديد السجلات وتنظيمها.
  • ضمان الامتثال للواجبات القانونية.
  • إدارة أنظمة إدارة السجلات
  • إجراء عمليات بحث عن السجلات للامتثال للطلبات الداخلية أو الخارجية

فهم مستويات المسؤولية لهذه المهارة

حيث لا يتم تعريف المستويات الأدنى ...
  • لا يتم تحديد المهام والمسؤوليات المحددة لأن المهارة تتطلب مستوى أعلى من الاستقلالية والتأثير والتعقيد في صنع القرار مما هو متوقع عادة في هذه المستويات. يمكنك استخدام عبارات الجوهر لفهم المسؤوليات العامة المرتبطة بهذه المستويات.
حيث لا يتم تعريف المستويات الأعلى ...
  • لم يتم تحديد المسؤوليات والمساءلة لأن هذه المستويات العليا تنطوي على قيادة استراتيجية وتأثير تنظيمي أوسع يتجاوز نطاق هذه المهارة المحددة. انظر بيانات الجوهر.

تطوير المهارات وإظهار المسؤوليات المتعلقة بهذه المهارة

تظهر المستويات المحددة التقدم التدريجي في المهارات والمسؤوليات.

حيث لا يتم تعريف المستويات الأدنى ...

يمكنك تطوير معرفتك ودعم الآخرين الذين يتحملون مسؤولية في هذا المجال من خلال:

  • تعلم المفاهيم والمبادئ الأساسية المتعلقة بهذه المهارة وتأثيرها على دورك
  • أداء المهارات ذات الصلة (انظر مهارات SFIA ذات الصلة)
  • دعم الآخرين الذين يقومون بمهام وأنشطة ذات مستوى أعلى
حيث لا يتم تعريف المستويات الأعلى ...
  • يمكنك التقدم من خلال تطوير المهارات ذات الصلة التي هي أكثر ملاءمة لمستويات أعلى من القيادة التنظيمية.

إظهار/إخفاء الأوصاف والمستويات الإضافية.

مستويات المسؤولية عن هذه المهارة

1 2 3 4 5

إدارة السجلات: المستوى1

المستوى الأول- يتابع: السمات الجوهرية للمستوى: أداء المهام الروتينية تحت إشراف دقيق، واتباع التعليمات، وطلب التوجيه لإكمال العمل، وتعلم المهارات والمعارف الأساسية وتطبيقها.

يتبع إرشادات مفصلة لتأكيد استلام السجلات، بما في ذلك التقاط البيانات الوصفية الأساسية. يسلم السجلات الرقمية والمادية بما يتماشى مع الإجراءات المتفق عليها.

إدارة السجلات: المستوى2

المستوى الثاني- يساعد: السمات الجوهرية للمستوى: تقديم المساعدة للآخرين، والعمل تحت إشراف روتيني، واستخدام تقديره الشخصي في حل المشكلات الروتينية، والتعلم النشط من خلال التدريب والخبرات المكتسبة أثناء العمل.

يساعد في جمع السجلات وتسليمها والاحتفاظ بها. يحدد البيانات الوصفية المناسبة ويطبقها. يستخدم الأساليب المعمول بها لنقل السجلات بين الصيغ أو الوسائط، وفقًا للسياسات والإجراءات المؤسسية. يحدد ويبلغ عن المخاطر أو المشكلات المحتملة المتعلقة بمعالجة المعلومات والأمان. يؤدي المهام الإدارية للحفاظ على إمكانية الوصول إلى السجلات وإمكانية استردادها وسلامتها وأمانها وحمايتها.

إدارة السجلات: المستوى3

المستوى الثالث- يطبّق: السمات الجوهرية للمستوى: أداء مهام متنوعة، معقدة وغير روتينية في بعض الأحيان، باستخدام أساليب وإجراءات قياسية. العمل تحت إشراف عام، وممارسة السلطة التقديرية، وإنجاز العمل الموكل إليه في المواعيد النهائية المحددة. التعزيز الاستباقي للمهارات والتأثير في مكان العمل.

يحافظ على البيانات الوصفية الرئيسية للسجلات، بما في ذلك معلومات الملكية والفئة. يقوم بتكوين عناصر التحكم الروتينية لتقييد عمليات السجلات بالإجراءات المعتمدة فقط. يجري عمليات بحث روتينية عن السجلات المطلوبة لدعم الطلبات المعتمدة. يدعم المستخدمين في العثور على السجلات والوصول إليها. يستخدم أساليب أخلاقية وموثوقة لنقل البيانات بين الصيغ أو الوسائط، مع اتباع سياسات المؤسسة والوعي بالقضايا المحتملة عند التعامل مع المعلومات. ينقل البيانات بين الصيغ أو الوسائط باستخدام أساليب أخلاقية وموثوقة. يتبع سياسات المؤسسة ويحدد بنشاط المخاطر المحتملة في التعامل مع المعلومات.

إدارة السجلات: المستوى4

المستوى الرابع- يمكّن: السمات الجوهرية للمستوى: أداء أنشطة معقدة متنوعة، ودعم الآخرين وإرشادهم، وتفويض المهام عند الاقتضاء، والعمل بشكل مستقل تحت التوجيه العام، والمساهمة بالخبرة لتحقيق أهداف الفريق.

يدعم تنفيذ سياسات وممارسات إدارة السجلات بما في ذلك التخلص المعتمد من السجلات. يجري عمليات بحث معقدة أو حساسة عن السجلات لمعالجة الطلبات المعتمدة. يراقب ويقدم تقارير عن تنفيذ الضوابط الفعّالة لإدارة السجلات بما في ذلك البيانات الوصفية وضوابط الوصول. يوصي بإجراءات الإصلاح حسب الحاجة. يقدم النصح والمشورة للتمكين من تبني ممارسات إدارة السجلات المناسبة في جميع أنحاء المؤسسة.

إدارة السجلات: المستوى5

المستوى الخامس- يضمن، يقدم المشورة: السمات الجوهرية للمستوى: تقديم إرشادات موثوقة في مجاله، والعمل تحت إشراف واسع النطاق. أن يكون مسؤولاً عن تحقيق نتائج عمل مهمة، بدءًا من التحليل، مرورًا بالتنفيذ ووصولاً إلى التقييم.

ضمان تنفيذ سياسات إدارة السجلات التي تغطي جميع جوانب الاحتفاظ والتخلص منها. إدارة ضوابط الوصول إلى السجلات، بما في ذلك تفويض الوصول والموافقة على إصدار المعلومات الحساسة المحتملة. إجراء عمليات بحث معقدة في السجلات والإشراف عليها، والسعي للحصول على إرشادات قانونية عند الضرورة. مراجعة مقترحات التغيير الجديدة وتقديم المشورة المتخصصة بشأن إدارة السجلات. تقييم وإدارة المخاطر المتعلقة بالسجلات. المساهمة في تطوير السياسات والمعايير والإجراءات للامتثال للتشريعات المتعلقة بالسجلات.