O modelo global de competências para o mundo digital

Gerenciamento de registros RMGT

Planejamento, implementação e gerenciamento do ciclo de vida completo dos registros organizacionais.

Notas orientativas

Leis e regulamentações específicas podem exigir que as organizações mantenham registros de certas atividades e transações. Os registros são geralmente sujeitos a atividades específicas de gerenciamento do ciclo de vida que incluem requisitos de retenção, eliminação e possivelmente outros controles.

Os registros são mantidos em muitas formas, incluindo, mas não se limitado a, documentos digitais, material impresso, microfilme, e-mail, chats, e podem ser gerados por fontes internas ou externas.

As atividades podem incluir, entre outros:

  • identificação, classificação, avaliação, processamento, armazenamento, arquivamento e destruição de informações e registros
  • captura e manutenção de evidências e informações sobre atividades e transações comerciais na forma de registros
  • implementação de sistemas de catalogação, metadados, indexação, padrões de classificação e métodos usados para organizar as informações registradas
  • garantia do cumprimento das obrigações legais.
  • gestão de sistemas de gerenciamento de registros
  • realiza pesquisas em registros para atender a solicitações internas ou externas

Compreendendo os níveis de responsabilidade desta habilidade

Onde níveis inferiores não são definidos...
  • Tarefas e responsabilidades específicas não são definidas porque a habilidade requer um nível mais alto de autonomia, influência e complexidade na tomada de decisões do que é normalmente esperado nesses níveis. Você pode usar as declarações de essência para entender as responsabilidades genéricas associadas a esses níveis.
Onde níveis mais altos não são definidos...
  • Responsabilidades e accountability não são definidas porque esses níveis mais altos envolvem liderança estratégica e influência organizacional mais ampla que vai além do escopo dessa habilidade específica. Veja as declarações de essência.

Desenvolver habilidades e demonstrar responsabilidades relacionadas a essa habilidade

Os níveis definidos mostram a progressão incremental em habilidades e responsabilidades.

Onde níveis inferiores não são definidos...

Você pode desenvolver seu conhecimento e apoiar outras pessoas que têm responsabilidades nesta área:

  • Aprender conceitos e princípios-chave relacionados a essa habilidade e seu impacto em sua função
  • Executar habilidades relacionadas (veja as habilidades SFIA relacionadas)
  • Apoiar outras pessoas que estão realizando tarefas e atividades de nível superior
Onde níveis mais altos não são definidos...
  • Você pode progredir desenvolvendo habilidades relacionadas que são mais adequadas a níveis mais altos de liderança organizacional.

Mostrar/ocultar descrições e níveis extras.

Níveis de responsabilidade para esta habilidade

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Gerenciamento de registros: Nível 1

Nível 1 - Segue: Essência do nível: Executa tarefas de rotina sob supervisão rigorosa, segue instruções e precisa de orientação para concluir seu trabalho. Aprende e aplica habilidades e conhecimentos básicos.

Segue orientações detalhadas para confirmar o recebimento de registros, incluindo a captura de metadados essenciais.

Entrega registros digitais e físicos de acordo com procedimentos acordados.

Gerenciamento de registros: Nível 2

Nível 2 - Auxilia: Essência do nível: Presta assistência a outras pessoas, trabalha sob supervisão rotineira e usa critérios próprios para resolver problemas rotineiros. Aprende ativamente por meio de treinamento e experiências no trabalho.

Auxilia na coleta, entrega e retenção de registros.

Identifica e aplica metadados apropriados.

Utiliza métodos estabelecidos para transformar registros entre formatos ou meios, seguindo políticas e procedimentos organizacionais. Identifica e reporta riscos potenciais ou problemas relacionados ao manuseio de informações e segurança.

Executa tarefas administrativas para manter a acessibilidade, a recuperabilidade, a integridade, a segurança e a proteção de registros.

Gerenciamento de registros: Nível 3

Nível 3 - Aplica: Essência do nível: Executa tarefas variadas, às vezes complexas e não rotineiras, usando métodos e procedimentos padrão. Trabalha sob direção geral, possui alguma liberdade e gerencia seu próprio trabalho dentro dos prazos. Aprimora proativamente as habilidades e o impacto no local de trabalho.

Mantém metadados-chave para registros, incluindo informações de propriedade e categorias.

Configura controles rotineiros para restringir operações de registro apenas para ações aprovadas. Realiza pesquisas rotineiras para apoiar solicitações autorizadas. Apoia os usuários na localização e acesso a registros.

Utiliza métodos éticos e confiáveis para transformar dados entre formatos ou mídias, seguindo políticas organizacionais e conscientes de potenciais problemas ao lidar com informações.

Transforma dados entre formatos ou mídias usando métodos éticos e confiáveis. Segue as políticas organizacionais e identifica ativamente riscos potenciais no tratamento de informações.

Gerenciamento de registros: Nível 4

Nível 4 - Possibilita: Essência do nível: Realiza diversas atividades complexas, apoia e orienta outras pessoas, delega tarefas quando apropriado, trabalha de forma autônoma sob orientação geral e contribui com conhecimentos especializados para atingir os objetivos da equipe.

Suporta a implementação de políticas e práticas de gerenciamento de registros, incluindo o descarte aprovado de registros.

Realiza pesquisas complexas ou sensíveis em registros para atender a solicitações autorizadas.

Monitora emite relatórios sobre a implementação de controles eficazes para gerenciamento de registros, incluindo controles de metadados e acesso. Recomenda ações de correção conforme necessário.

Fornece aconselhamento e orientação para permitir que práticas adequadas de gerenciamento de registros sejam adotadas em toda a organização.

Gerenciamento de registros: Nível 5

Nível 5 - Garante, aconselha: Essência do nível: Fornece orientação autorizada em seu campo e trabalha sob ampla direção. Responsável pela entrega de resultados significativos do trabalho, desde a análise, passando pela execução, até a avaliação.

Assegura a implementação de políticas de gerenciamento de registros que abranjam todos os aspectos de retenção e descarte.

Gerencia controles de acesso de registros, incluindo autorização de acesso e aprovação da divulgação de informações potencialmente confidenciais. Realiza e supervisiona pesquisas complexas de registros, procurando orientação jurídica quando necessário.

Revisa novas propostas de alteração e fornece aconselhamento especializado sobre gerenciamento de registros. Avalia e gerencia riscos relacionados a registros.

Contribui para o desenvolvimento de políticas, padrões e procedimentos para o cumprimento da legislação relacionada a registros.