El marco global de habilidades y competencias para un mundo digital

Gestión de registros RMGT

Planificación, implementación y gestión del ciclo de vida completo de los registros de la organización.

Notas orientativas

Las leyes y reglamentos específicos pueden requerir que las organizaciones mantengan registros de ciertas actividades y transacciones. Los registros suelen estar sujetos a actividades específicas de gestión del ciclo de vida que incluyen retención, requisitos de retiro y potencialmente otros controles.

Los registros se mantienen en muchas formas, incluidos, entre otros, documentos digitales, material impreso, microfilmes, correo electrónico y chats, y pueden ser generados por fuentes internas o externas.

Las actividades pueden incluir, entre otras, las siguientes:

  • identificar, clasificar, valorar, procesar, almacenar, archivar y destruir información y registros
  • capturar y mantener evidencia e información sobre actividades y transacciones comerciales a través de registros
  • implementar sistemas de catalogación, metadatos, indexación, y estándares y métodos de clasificación utilizados para identificar y organizar registros
  • asegurar el cumplimiento de las obligaciones legales
  • administrar sistemas de gestión de registros
  • realizar búsquedas de registros para atender solicitudes internas o externas

Comprender los niveles de responsabilidad de esta habilidad

Donde los niveles inferiores no están definidos...
  • Las tareas y responsabilidades específicas no se definen porque la habilidad requiere un mayor nivel de autonomía, influencia y complejidad en la toma de decisiones de lo que normalmente se espera en estos niveles. Puede utilizar las instrucciones de esencia para comprender las responsabilidades genéricas asociadas a estos niveles.
Donde los niveles superiores no están definidos...
  • Las responsabilidades y la rendición de cuentas no están definidas porque estos niveles superiores implican un liderazgo estratégico y una influencia organizacional más amplia que va más allá del alcance de esta habilidad específica. Véanse las declaraciones de esencia.

Desarrollar habilidades y demostrar responsabilidades relacionadas con esta habilidad.

Los niveles definidos muestran la progresión incremental en habilidades y responsabilidades.

Donde los niveles inferiores no están definidos...

Puedes desarrollar tus conocimientos y apoyar a otras personas que sí tienen responsabilidad en esta área de la siguiente manera:

  • Aprender conceptos y principios clave relacionados con esta habilidad y su impacto en su función
  • Realización de habilidades relacionadas (consulte las habilidades relacionadas con SFIA)
  • Apoyar a otros que realizan tareas y actividades de nivel superior
Donde los niveles superiores no están definidos...
  • Puede progresar desarrollando habilidades relacionadas que se adaptan mejor a niveles más altos de liderazgo organizacional.

Mostrar/ocultar descripciones y niveles adicionales.

Niveles de responsabilidad para esta habilidad

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Gestión de registros: Nivel 1

Nivel 1 - Seguir: Esencia del nivel: Realiza tareas rutinarias bajo estrecha supervisión, sigue instrucciones, y requiere orientación para completar su trabajo. Aprende y aplica habilidades y conocimientos básicos.

Sigue una guía detallada para acusar recibo de los registros, incluida la captura de metadatos esenciales. Entrega registros digitales y físicos en línea con los procedimientos acordados.

Gestión de registros: Nivel 2

Nivel 2 - Asistir: Esencia del nivel: Proporciona asistencia a otros, trabaja bajo supervisión de rutina y usa su discreción para abordar problemas rutinarios. Aprende activamente a través de entrenamiento y experiencias en el trabajo.

Ayuda en la recopilación, entrega y retención de registros. Identifica y aplica los metadatos apropiados. Utiliza los métodos establecidos para transformar registros entre formatos o medios, siguiendo las políticas y los procedimientos organizacionales. Identifica e informa los riesgos potenciales o cuestiones relacionadas con el manejo y seguridad de la información. Realiza tareas administrativas para mantener la accesibilidad, recuperabilidad, integridad, seguridad y protección de los registros.

Gestión de registros: Nivel 3

Nivel 3 - Aplicar: Esencia del nivel: Realiza tareas variadas, a veces complejas y no rutinarias, utilizando métodos y procedimientos estándar. Trabaja bajo dirección general, ejerce discreción y gestiona el propio trabajo dentro de los plazos. Potencia proactivamente las habilidades y el impacto en el lugar de trabajo.

Mantiene metadatos clave para los registros, incluida la información de propiedad y categoría. Configura controles rutinarios para restringir las operaciones de registro únicamente a las acciones aprobadas. Realiza búsquedas rutinarias de registros necesarios para apoyar las solicitudes autorizadas. Apoya a los usuarios en la búsqueda y el acceso a los registros. Utiliza métodos éticos y confiables para transformar los datos entre formatos o medios, siguiendo las políticas organizativas y siendo consciente de los posibles problemas al manejar la información. Transforma los datos entre formatos o medios utilizando métodos éticos y confiables. Sigue las políticas organizativas e identifica activamente los posibles riesgos en el manejo de la información.

Gestión de registros: Nivel 4

Nivel 4 - Facilitar: Esencia del nivel: Realiza diversas actividades complejas, apoya y guía a otros, delega tareas cuando corresponde, trabaja de forma autónoma bajo dirección general y aporta experiencia para cumplir los objetivos del equipo.

Apoya la implementación de políticas y prácticas de gestión de registros, incluido el retiro aprobado de los registros. Realiza búsquedas complejas o confidenciales de registros para atender solicitudes autorizadas. Monitorea e informa sobre la implementación de controles efectivos para la gestión de registros, incluidos metadatos y controles de acceso. Recomienda medidas correctivas según sea necesario. Proporciona asesoramiento y orientación para permitir que se adopten prácticas de gestión de registros apropiadas en toda la organización.

Gestión de registros: Nivel 5

Nivel 5 - Asegurar, asesorar: Esencia del nivel: Proporciona orientación autorizada en su campo y trabaja bajo una dirección amplia. Responsable de entregar resultados de trabajo significativos, desde el análisis hasta la ejecución y evaluación.

Garantiza la aplicación de políticas de gestión de registros que abarcan todos los aspectos de la conservación y el retiro. Gestiona los controles de acceso a los registros, incluida la autorización de acceso y la aprobación de la divulgación de información potencialmente sensible. Realiza y supervisa búsquedas complejas de registros, buscando orientación jurídica cuando sea necesario. Revisa las nuevas propuestas de cambio y proporciona asesoramiento especializado en gestión de registros. Evalúa y gestiona los riesgos relacionados con los registros. Contribuye a la elaboración de políticas, normas y procedimientos para el cumplimiento de la legislación relacionada con los registros.