Le SFIA et la gestion des compétences

Le SFIA fournit un langage commun dans tout le cycle de gestion des compétences. La communication et la compréhension de toutes les personnes concernées (supérieurs hiérarchiques, ressources humaines et employés) s’en trouvent améliorées. Avec le cadre SFIA, les organisations peuvent mettre en place un système cohérent et intégré de gestion des compétences et des employés.

Gestion complète de la stratégie des aptitudes et des ressources

Le SFIA sert à mesurer la capacité actuelle et à identifier les besoins, y compris planifier les demandes futures, en utilisant les mêmes critères que pour les processus de gestion des compétences.

Les organisations atteignent une grande cohérence dans le sourçage et le déploiement, car elles utilisent des définitions simples pour décrire les compétences et les niveaux. Cela réduit les risques et les frais potentiels en cas d’affectation incorrecte du personnel.

L’utilisation d’un langage commun pour comprendre les capacités de la main-d'œuvre et planifier le développement professionnel fournit la structure et la focalisation nécessaires pour le développement des compétences.

L’utilisation d’un langage commun et d’une structure de développement assure une grande cohérence dans le sourçage et l’affectation des postes, la planification du développement professionnel et l’évaluation des capacités de la main-d'œuvre.

Le point de vue cyclique n’implique aucun point de départ pour l’utilisation de SFIA. L’utilisation initiale du SFIA peut porter sur un problème ou point particulier, tel que la satisfaction des employés ou le développement des compétences. Il est possible que le problème concerne une équipe ou un projet ou qu’il fasse partie de quelque chose de plus grand, comme un nouveau modèle opérationnel pour toute une fonction technologique. Quel que soit le point de départ, l’utilisation de SFIA peut être étendue à d’autres parties du cycle, comme, quand et si nécessaire.

Sur le plan organisationnel, un point de départ logique peut être la nécessité de recruter un nouvel employé.

Planification et organisation

Conception de modèles opérationnels et de structures organisationnelles cibles et planification de la main-d’œuvre

Le SFIA peut servir à concevoir et valider des conceptions organisationnelles et des modèles opérationnels cibles. L’utilisation du SFIA aux fins d’analyse des postes et de concordance des compétences permet un contrôle rapide et un examen efficace de l’étendue des postes dans le modèle organisationnel. Les niveaux SFIA de responsabilité aident à optimiser la portée du contrôle et le nombre de niveaux organisationnels. Des profils génériques, basés sur le SFIA, contribuent de manière significative à l’agilité de l’organisation. Ils permettent d’assouplir et de modifier les modèles opérationnels et les conceptions organisationnelles sans devoir les réécrire.

Le SFIA ne présuppose aucun modèle opérationnel ou structure organisationnelle. Il est tout aussi efficace pour la mise en place de méthodes de travail agiles et collaboratives que pour les modèles fonctionnels, hiérarchiques ou basés sur des processus.

Création des descriptions de postes et des profils de rôle

Dans les organisations, le SFIA est le plus souvent utilisé pour définir les profils SFIA des rôles et des compétences ainsi que les descriptions des postes. L’information contextuelle est importante dans n’importe quel cadre, et il est crucial de comprendre les besoins de toute l’organisation plutôt que d’utiliser les compétences de manière isolée pour créer une description de poste ou un profil de rôle unique. L’utilisation variera d’une organisation à l’autre.

Les descriptions des postes et les profils de rôle alignés sur SFIA sont utiles et populaires pour plusieurs raisons.

• Ils peuvent soutenir le cycle complet de gestion des compétences.
• Ils fournissent la clarté nécessaire pour que la productivité et la performance répondent aux attentes.
• Ils réduisent les risques pour l’entreprise en augmentant la probabilité de recruter et de développer des employés possédant les compétences nécessaires au niveau désiré. Cela est un plus tant pour l’organisation que pour l’individu, et cela réduit les coûts de rotation encourus lorsque les employés sentent que « le travail n’est pas ce qu’ils croyaient » ou que l’organisation constate qu’un employé n’a pas toutes les compétences requises pour bien s’acquitter de ses tâches.

De nombreuses organisations simplifient ce processus en mettant en place des combinaisons standard de compétences. Celles-ci sont généralement appelées Profils de rôle ou Profils professionnels. Pour utiliser correctement le SFIA, il est utile de clarifier le rapport entre les compétences, les rôles et les emplois.

Le SFIA ne couvre pas forcément tout ce qu’un individu peut être tenu de faire. Il ne décrit ni les compétences ni les connaissances spécifiques à des produits ou technologies, ni les années de service ou les qualifications. Par exemple, le poste de responsable de service peut exiger de connaître un cadre de processus particulier (tel que ITIL ou COBIT) et les outils spécifiques à ce poste dans l’organisation; il peut aussi nécessiter une expérience particulière de l’industrie, une autorisation de sécurité et des qualifications définies.

Bien que la conception de poste/rôle soit facilitée par l’utilisation du SFIA, le cadre lui-même ne décrit pas les rôles, les emplois ou les unités organisationnelles; il fournit simplement les blocs permettant de les créer. Il n’y a aucun modèle, exemple ou suggestion de conception organisationnelle dans le SFIA. En outre, les catégories et les sous-catégories du SFIA ne doivent pas servir à suggérer des unités organisationnelles, services, équipes ou emplois particuliers.

Un emploi peut se composer d’un ou de plusieurs rôles, qui, à leur tour, comprennent une ou plusieurs compétences à des niveaux de compétence appropriés. Supposons, par exemple, qu’il y ait une offre d’emploi pour un poste de responsable au service clientèle dans une organisation. Ce travail pourrait comprendre le rôle de Responsable des processus de gestion des incidents, Responsable des graves incidents et Responsable des processus de gestion des connaissances (et peut-être plusieurs autres). Chaque rôle exigerait une ou plusieurs compétences à différents niveaux, telles que définies avec le SFIA.

Ainsi, le rôle de Responsable des graves incidents et le détail des activités effectuées par tous ceux qui occupent ce rôle peuvent être définis dans le processus de gestion des incidents. Ce profil de rôle se baserait sur le SFIA pour décrire le niveau de responsabilité qui y est attaché, ainsi que les compétences SFIA et les niveaux requis pour remplir ce rôle conformément à la norme imposée. Ce rôle pourrait être occupé par plusieurs personnes portant des titres différents, et dans ce cas, être mentionné dans plusieurs descriptions d’emploi.

Sourçage et recrutement des talents, recrutement du personnel d’appoint ou engagement des fournisseurs

Le SFIA permet d’embaucher des personnes possédant les compétences requises. Cette prise en charge peut se faire de plusieurs manières :

• recrutement des ressources (permanentes et / ou temporaires / sous contrat)
• fusions et acquisitions
• l’engagement des fournisseurs de services (ex. : externalisation, embauche de personnel d’appoint, services gérés, services d’éducation, de formation et de consultation).

Une description d’emploi/poste basée sur SFIA précise clairement le niveau de responsabilité exigé et les compétences requises, ce qui attire les bons candidats. Les critères d’évaluation et de sélection ultérieures peuvent être alignés sur les compétences et les niveaux SFIA.

Une approche similaire peut être adoptée pour soutenir le processus de désinvestissement ou de séparation des ressources, pour des raisons de réduction des effectifs, par exemple.

En cas d’externalisation et de délocalisation, le SFIA fournit au client et au prestataire un fondement clair et transparent pour décrire la capacité recherchée ou fournie.

Pour l’achat de prestations basées sur les ressources, il est intéressant d’utiliser les cartes de taux SFIA. Celles-ci permettent de comparer les services axés sur les ressources des fournisseurs. Les fournisseurs font concorder leurs offres et/ou leurs employés aux niveaux et aux compétences SFIA. Les différences de coûts des ressources sont clairement visibles. Les clients peuvent confirmer que les ressources déployées ont les compétences nécessaires pour répondre à leurs besoins. 

Déploiement

Affectation des ressources selon leur compétence

La bonne gestion des compétences permet aux employés de travailler de manière optimale tant pour l’organisation que pour eux-mêmes. Les directeurs renforcent la motivation, l’engagement et la productivité en affectant les bonnes personnes aux bons postes. Le déploiement ciblé offre aussi aux employés l’occasion d’acquérir de nouvelles compétences.

L’affectation des employés compétents réduit les risques liés aux projets et aux opérations. Avec le SFIA, ce déploiement est basé sur leur capacité réelle, et non pas seulement sur leurs connaissances techniques. Un bon déploiement conduit à une utilisation plus efficace des ressources, un développement approprié, voire la réduction des frais des entrepreneurs. En utilisant le SFIA, les directeurs peuvent mettre en avant les rares compétences de leurs équipes et déployer les ressources nécessaires pour mitiger ces risques.

La souplesse du SFIA favorise non seulement les structures fonctionnelles de l’organisation, mais aussi d’autres méthodes de déploiement des ressources, y compris les centres de compétences ou réserves de talents. Dans ces modèles, les ressources sont assignées à des projets temporaires, à des équipes agiles, voire à des tâches individuelles.

Il est impératif de s’assurer que les compétences externes – entrepreneurs ou fournisseurs de services – sont affectées aux tâches appropriées afin d’obtenir le résultat souhaité et l’optimisation des ressources. Les organisations peuvent utiliser le SFIA pour identifier les économies possibles par le biais de programmes de remplacement contractuels. L’identification des compétences fournies par les entrepreneurs permet de dresser des plans d’acquisition ou de développement de ces compétences en interne.

Évaluation

Évaluation des compétences, des besoins, des performances et des capacités

Le SFIA est largement utilisé dans l’évaluation des compétences existantes, tant au niveau individuel qu’au niveau organisationnel. Cette évaluation est une étape de diagnostic initiale qui sert de base à l’analyse et au développement ultérieurs des compétences.

Le SFIA fournit un outil de diagnostic puissant pour les évaluations des compétences. Il permet à chacun d’évaluer ses propres compétences et expériences, d’identifier ses objectifs, c’est-à-dire les compétences et les niveaux qu’il désire atteindre, puis, à partir de là, de planifier son parcours de développement professionnel personnel.

Les organisations peuvent évaluer les compétences de chacun en toute objectivité pour étayer les analyses et les plans de développement. La neutralité des descriptions du SFIA permet aux directeurs d’obtenir une évaluation qui est acceptée par la personne évaluée.

Le cadre lui-même ne fournit aucune instruction pour évaluer une combinaison particulière de compétences d’un individu ou d’une organisation. La communauté mondiale SFIA a établi des instructions d'évaluation, qui sont disponibles sur le site Web.

Analyse

Analyse des performances et capacité d’identifier les lacunes ainsi que les besoins et possibilités de développement des compétences

L’analyse va de pair avec l’évaluation. Une fois les compétences évaluées, les données peuvent être analysées pour permettre la prise de décisions informées, y compris sur les besoins de développement. La performance est évaluée par rapport aux objectifs commerciaux et, dans le cas du développement, par rapport aux compétences SFIA.

Les descriptions pratiques du SFIA permettent d’analyser la performance d’un individu pour identifier ses points forts et ses besoins en développement. Les directeurs peuvent ainsi estimer la compétence de cet individu et déterminer les raisons derrière sa performance. Cette plus grande objectivité dans l’analyse et l’explication de la performance d’un individu accroît la satisfaction de celui-ci par rapport aux évaluations, ainsi que sa motivation et le taux de rétention du personnel.

Les données d’évaluation peuvent être regroupées pour donner une vue globale des compétences acquises ou nécessaires au sein de l’organisation, ce qui indique l’« écart des compétences »; le recours à un cadre de référence reconnu réduit les interprétations erronées.

En cas de changements commerciaux – exigences des clients, fusions ou acquisitions, nouveaux services ou produits, fluctuations du marché ou évolution des objectifs de l’entreprise – le SFIA permet d’identifier et d’exprimer l’impact des compétences sur la planification et la livraison.

Développement

Planification et exécution des activités de développement pour améliorer les capacités et la performance et fournir des cheminements de carrière

Le développement des capacités individuelles alignées sur les besoins de l’organisation est basé sur les énoncés objectifs de compétence du SFIA.

Le SFIA peut servir à définir les objectifs de développement en :

• identifiant les compétences ou aspects des compétences à améliorer
• précisant clairement les niveaux de compétence à atteindre
• aidant à identifier et à convenir de la méthode de développement et du soutien nécessaire

Outre les programmes de formation ou les cours en classe, le soutien peut être assuré par l’entremise de diverses interventions ou activités telles que l’encadrement, le mentorat, des tâches ambitieuses, l’observation sur le lieu de travail, la formation et la certification, la visite à un événement extérieur, la participation à des groupes d’intérêts spéciaux et à des communautés de pratique.

L’analyse correcte de l’impact des compétences actuelles sur la performance de chacun permet d’élaborer des plans de développement pertinents et vraiment efficaces. Il est toujours important d’avoir un vrai retour sur investissement avec la formation. La création de plans de développement ciblés fera une grande différence dans la valeur du budget de formation.

Le SFIA favorise la croissance individuelle, la budgétisation efficace et l’alignement du développement des compétences sur les besoins réels de l’organisation.

Les employeurs peuvent se servir du SFIA pour définir les objectifs d’éducation et de formation pour les individus et les groupes. Il peut également être utilisé par les prestataires de formation pour expliquer les résultats visés des formations et améliorer leur efficacité. Les employeurs comprennent ainsi mieux la pertinence des qualifications et des certifications et peuvent cibler les investissements dans la formation et l’éducation du personnel en place.

Les besoins de développement définis pour un employé peuvent aussi déterminer ses affectations.

Récompense

Récompense et rémunération des employés pour leurs aptitudes et compétences

Les organisations peuvent utiliser les niveaux de responsabilité SFIA pour faciliter l’évaluation et le classement des postes. La différenciation claire entre les attributs d’un niveau et ceux du suivant est particulièrement utile. L’alignement des descriptions de postes sur les niveaux SFIA clarifie le classement des emplois.

Les attributs d’autonomie, complexité, influence, connaissances et compétences en affaires sont complémentaires à la plupart des méthodes de classement des postes. Cela permet une base comparative cohérente pour toutes les disciplines professionnelles.

L’utilisation du SFIA pour créer les descriptions de postes et les profils professionnels renforce l’objectivité de l’évaluation des niveaux de postes et des employés. L’utilisation du SFIA pour évaluer et analyser la performance d’un employé permet de prendre et de communiquer les décisions au sujet de sa position dans n’importe quelle échelle hiérarchique. Il est essentiel que les individus et les prestataires de services soient félicités pour leur performance, que ce soit par l’entremise du salaire, des avantages sociaux, des primes ou de la rétroaction, et le SFIA peut former la base de ces systèmes.