SFIA und Fähigkeitenmanagement

SFIA bietet eine gemeinsame Sprache im gesamten Zyklus des Fähigkeitenmanagements. Dies verbessert die Kommunikation und das Verständnis aller beteiligten Personen, also beispielsweise von Linienmanagement, Personalabteilung und Mitarbeitern. Durch die Verwendung von SFIA können Unternehmen ein konsistentes und integriertes Fähigkeiten- und Personenmanagementsystem erreichen.

Umfassende Ressourcenstrategie und Fähigkeitenmanagement

SFIA wird zur Messung vorhandener Fähigkeiten und zur Identifizierung von Anforderungen – einschließlich der Planung der zukünftigen Nachfrage – unter Zuhilfenahme der gleichen Fähigkeitenkriterien, die im Prozess des Fähigkeitenmanagements verwendet werden, genutzt.

Unternehmen erreichen durch die Nutzung einfach verständlicher Definitionen von Fähigkeiten und Ebenen Konsistenz in Personalbeschaffung und Bereitstellung. Dies reduziert Risiken und potenzielle Kosten durch eine falsche Platzierung von Personal.

Die Verwendung einer gleichen Sprache zum Verständnis der Fähigkeiten des Personals und einer professionellen Entwicklungsplanung bietet Struktur und einen Schwerpunkt für die Entwicklung von Fähigkeiten.

Durch die Verwendung der gleichen Sprache und einer Struktur für ihre Entwicklung kann Konsistenz bei der Personalbeschaffung und Arbeitsübertragung, der Planung von beruflicher Entwicklung und dem Verständnis der Fähigkeiten von Mitarbeitern erreicht werden.

Dieser Zyklus hat für die Nutzung von SFIA keinen Startpunkt. Anfänglich kann SFIA verwendet werden, um an ein bestimmtes Problem oder eine bestimmte Möglichkeit heranzugehen, also beispielsweise die Mitarbeiterzufriedenheit oder die Fähigkeitenentwicklung. Das Problem kann nur ein Team oder ein Projekt oder auch einen Teil einer umfassenderen Angelegenheit wie ein neues Betriebsmodell für eine komplette Technologiefunktion betreffen. Unabhängig vom Startpunkt kann die Nutzung von SFIA bei Bedarf auf weitere Teile des Zyklus ausgeweitet werden.

Vom Unternehmensstandpunkt aus gesehen wäre ein logischer Startpunkt das Wissen darüber, dass neues Personal angeworben werden muss.

Planen und organisieren

Zielbetriebsmodelle und Unternehmensstrukturen entwickeln und Personalplanung durchführen

SFIA kann verwendet werden, um vorgeschlagene Unternehmensdesigns und Zielbetriebsmodelle zu entwickeln und zu validieren. Die Nutzung von SFIA für die Positions-/Rollenanalyse und die Fähigkeitenzuordnung bietet eine rasche Überprüfung und eine effektive aufbauende Überprüfung des Zwecks der Positionen im Unternehmensdesign. Die SFIA-Verantwortungsebenen helfen dabei, die Kontrollmöglichkeiten und die Anzahl der Unternehmensebenen zu optimieren. Allgemeine SFIA-basierte Profile unterstützen die Agilität eines Unternehmens nachweislich. Sie ermöglichen mehr Flexibilität bei Betriebsmodellen und Unternehmensdesigns und eine Änderung, ohne diese neu zu verfassen.

SFIA übernimmt keine bestimmten Betriebsmodelle oder Unternehmensstrukturen. Es ermöglicht effektiv agile, gemeinschaftliche Arbeitspraktiken und eignet sich ebenso für funktionelle, hierarchische oder prozessorientierte Modelle.

Jobbeschreibungen und Rollenprofile erstellen

SFIA-basierte Rollenprofile, Jobbeschreibungen und Fähigkeitenprofile sind in Unternehmen wahrscheinlich die am häufigsten genutzte Funktion von SFIA. Der Kontext ist bei der Verwendung eines jeden Rahmenwerks wichtig und es ist entscheidend, die Bedürfnisse des Unternehmens zu verstehen und die Fähigkeiten nicht isoliert anzuwenden, um eine einzelne Jobbeschreibung oder ein Rollenprofil zu erstellen. Die spezifische Mischung wird sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden.

Auf SFIA ausgerichtete Jobbeschreibungen und Rollenprofile sind aus mehreren Gründen nützlich und beliebt.

• Sie können den gesamten Zyklus des Fähigkeitenmanagements unterstützen.
• Sie bieten Klarheit, um Produktivität und Leistung auf die Erwartungen abzustimmen.
• Sie senken das Unternehmensrisiko und erhöhen die Chancen, Mitarbeiter einzustellen und weiterzuentwickeln, die über die erforderlichen Fähigkeiten auf der richtigen Ebene verfügen. Dies wirkt sich positiv auf das Unternehmen und die Einzelperson aus und reduziert Kosten für Abwanderungen, wenn Einzelpersonen das Gefühl haben, dass der Job nicht das ist, was sie erwartet haben, oder wenn das Unternehmen feststellen muss, dass eine Einzelperson nicht über die richtigen Fähigkeiten verfügt, um den Job effektiv auszuführen.

Viele Unternehmen vereinheitlichen diesen Prozess, indem sie standardisierte Kombinationen bestimmter Fähigkeiten verwenden. Diese werden in der Regel als Rollenprofile oder Berufsprofile bezeichnet. Um SFIA entsprechend anzuwenden, ist es hilfreich, sich über die Beziehung zwischen Fähigkeiten, Rollen und Stellen im Klaren zu sein.

SFIA versucht nicht, alles abzudecken, was eine Einzelperson eventuell leisten muss. SFIA beschreibt auch keine produkt- oder technologiespezifischen Fähigkeiten oder Kenntnisse, Branchenerfahrung oder -Qualifikationen. Ein Service-Desk-Manager benötigt beispielsweise Kenntnisse über ein bestimmtes Prozessrahmenwerk (wie ITIL oder COBIT) und spezielle Kundendiensttools, die in diesem Unternehmen verwendet werden. Außerdem benötigt er mitunter auch spezielle Industrieerfahrung, Sicherheitsfreigaben und festgelegte Qualifikationen.

Obwohl die Gestaltung von Job-/Rollendesign durch die Verwendung von SFIA erheblich vereinfacht wird, beschreibt das Rahmenwerk an sich keine Rollen, Jobs oder Unternehmenseinheiten – es bietet nur die Bausteine zu ihrer Erstellung. Es gibt in SFIA keine Vorlagen, Beispiele oder Vorschläge für ein Unternehmensdesign. Außerdem sollten die Kategorien und Unterkategorien von SFIA nicht für die Beschreibung von speziellen Unternehmenseinheiten, Abteilungen, Teams oder Jobs verwendet werden.

Ein Job kann aus einer oder mehreren Rollen bestehen, die wiederum eine oder mehrere Fähigkeiten in den jeweiligen Fähigkeitenebenen enthalten. Es kann in einem Unternehmen beispielsweise ein Job als Kundendienstmanager ausgeschrieben werden. Dieser Job könnte die Rollen eines Prozessverantwortlichen für das Vorfallsmanagement, eines leitenden Vorfallsmanagers und eines Prozessverantwortlichen für das Wissensmanagement (und möglicherweise noch einige andere) umfassen. Für jede Rolle wären eine oder mehrere Fähigkeiten auf unterschiedlichen Ebenen erforderlich, wobei diese Fähigkeiten über SFIA definiert werden.

Die Rolle des leitenden Vorfallsmanagers und Details über die Aktivitäten, die diese Rolle ausführen muss, können beispielsweise im Prozess für das Vorfallsmanagement festgelegt werden. Dieses Rollenprofil würde SFIA nutzen, um die allgemeine Verantwortungsebene für diese Rolle zu beschreiben, und würde die Fähigkeiten und Fähigkeitenebenen von SFIA enthalten, die für die standardgemäße konsistente Ausführung dieser Rolle erforderlich sind. Diese Rolle wird mitunter von mehreren unterschiedlichen Personen mit unterschiedlichen Jobtiteln ausgeführt und kann aus diesem Grund in mehreren Jobbeschreibungen angegeben werden.

Personalbeschaffung und Anwerbung der richtigen Fähigkeiten, Personalaufstockung oder Verpflichtung von Anbietern

SFIA unterstützt die Anwerbung von Personen mit den richtigen Fähigkeiten. Die Anwerbung kann über unterschiedliche Wege erfolgen:

• Anwerbung von Ressourcen (permanent und/oder vorübergehend Beschäftigte auf Vertragsbasis)
• Fusionen und Übernahmen
• Verpflichtung von Dienstanbietern (z. B. für Outsourcing, Personalaufstockung, Managed Services, Ausbildung, Training und Beratungsleistungen)

Eine auf SFIA basierte Stellen- oder Jobbeschreibung bietet Klarheit im Bezug auf die erforderliche Verantwortungs- und Fähigkeitenebene. Dies wiederum zieht die richtigen Kandidaten an. Die anschließenden Bewertungs- und Auswahlkriterien können an den SFIA-Fähigkeiten und -Stufen ausgerichtet werden.

Ein ähnlicher Ansatz kann auch verwendet werden, um Prozesse für die Ausgliederung von Ressourcen oder Entlassungen zu unterstützen, beispielsweise bei einem Verkleinern des Personalbestandes.

Im Falle von Outsourcing und Offshoring bietet SFIA sowohl dem Kunden als auch dem Anbieter eine klare und transparente Basis zur Beschreibung der gesuchten oder angebotenen Fähigkeit.

Die Beschaffung von ressourcenbasierten Dienstleistungen profitiert von der Verwendung der SFIA Rate Cards. Diese ermöglichen einen Eins-zu-eins-Vergleich ressourcenbasierter Dienstleistungen von Anbietern. Dienstleister ordnen ihre Angebote und/oder ihr Personal den Fähigkeiten und Ebenen von SFIA zu. Unterschiede in den Kosten für Ressourcen werden deutlich. Kunden können sich vergewissern, dass die eingesetzten Ressourcen über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, um ihre Anforderungen zu erfüllen. 

Einsetzen

Ressourcen nach ihren Möglichkeiten zuweisen

Ein effektives Fähigkeitenmanagement ermöglicht es Personen, bestmöglich für das Unternehmen und die Einzelperson zu arbeiten. Manager optimieren die Motivation, das Engagement und die Produktivität durch den Einsatz von Personen für die richtige Arbeit. Der angestrebte Einsatz bietet Einzelpersonen auch die beste Möglichkeit, neue Fähigkeiten zu entwickeln.

Projekt- und Betriebsrisiken werden durch den Einsatz der richtigen Fachkräfte verringert. Die Nutzung von SFIA bedeutet, dass die Fachkräfte basierend auf ihren tatsächlichen Fähigkeiten und nicht nur auf ihren technischen Kenntnissen eingesetzt werden. Dies führt zu einer effektiveren Nutzung der Ressourcen, einer angemessenen Entwicklung und möglicherweise zu geringeren Ausgaben für Auftragnehmer. Manager nutzen SFIA, um knappe Fähigkeiten in ihren Teams zu erkennen und zusätzliche Ressourcen einzusetzen, um solche Risiken zu mindern.

Neben der Möglichkeit für funktionale Unternehmensstrukturen unterstützt die Flexibilität von SFIA auch andere Ansätze für die Bereitstellung von Ressourcen. Dies umfasst auch Kompetenzzentren oder Ressourcenpools. In diesen Modellen werden Ressourcen zeitlich begrenzten Vorhaben, agilen Projektteams oder individuellen Aufgaben zugeteilt.

Um das gewünschte Ergebnis und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen, ist es unerlässlich, sicherzustellen, dass extern beschaffte Kapazitäten – ob Auftragnehmer oder Dienstleister – der Aufgabe angemessen eingesetzt werden. Unternehmen können SFIA nutzen, um potenzielle Kosteneinsparungen durch Programme zum Austausch von Auftragnehmern zu ermitteln. Durch die Ermittlung der von Auftragnehmern bereitgestellten Fähigkeiten können dann Pläne für den Erwerb oder die Entwicklung dieser Fähigkeiten im eigenen Unternehmen erstellt werden.

Beurteilen

Fähigkeiten, Anforderungen für Fähigkeiten, Leistung und Möglichkeiten beurteilen

SFIA wird umfassend in der Beurteilung vorhandener Möglichkeiten auf individueller und betrieblicher Ebene genutzt. Die Beurteilung ist eine wertvolle Erstdiagnose, die zu einer anschließenden Analyse und Entwicklung führt.

SFIA bietet ein leistungsstarkes Diagnosetool, um die Beurteilung von Fähigkeiten zu ermöglichen. Einzelpersonen können ihre derzeitigen Fähigkeiten und Erfahrungen beurteilen, ihre Ziele identifizieren und diese Beurteilungen für die Planung ihrer persönlichen beruflichen Entwicklung verwenden, indem sie jene Fähigkeiten und Ebenen festlegen, die sie erreichen möchten.

Unternehmen können die Fähigkeiten einer Einzelperson objektiv beurteilen, um eine anschließende Analyse und Entwicklungsplanung zu unterstützen. Die Objektivität der Beschreibungen von SFIA hilft Managern dabei, eine Beurteilung zu erreichen, die auch von der beurteilten Person akzeptiert wird.

Der Kern des Rahmenwerks enthält keine Anweisungen für die Bewertung oder die spezifische Mischung von Fähigkeiten, anhand derer eine Person oder Organisation bewertet werden sollte. Bewertungsrichtlinien wurden von der weltweiten SFIA-Gemeinschaft entwickelt - diese sind auf der Website verfügbar.

Analysieren

Leistung und Möglichkeiten analysieren, um Lücken, eine erforderliche Entwicklung von Fähigkeiten und Gelegenheiten zu identifizieren

Die Analyse geht mit der Beurteilung Hand in Hand. Nach dem Einrichten einer Fähigkeitenbeurteilung können die Beurteilungsdaten für die Entscheidungsfindung und eine eventuell erforderliche Entwicklung analysiert werden. Die Leistung wird anhand der Unternehmensziele und, im Fall von Entwicklungszielen, in Bezug auf die SFIA-Fähigkeiten beurteilt.

Die praxisbezogenen Beschreibungen von SFIA ermöglichen eine Leistungsanalyse, um die Stärken und Entwicklungsbedürfnisse von Einzelpersonen aufzudecken. Dies bietet Managern die Möglichkeit, die Kompetenzen von Einzelpersonen zu beurteilen und die Hintergründe für ihre jeweilige Leistungsebene zu analysieren. Diese größere Objektivität bei der Leistungsanalyse und Erklärung für Einzelpersonen führt zu höherer Mitarbeiterzufriedenheit bei Personalgesprächen, mehr Motivation und besserer Mitarbeiterbindung.

Beurteilungsdaten können kombiniert werden, um eine betriebliche Sicht auf die möglichen Fähigkeiten und Anforderungen für Fähigkeiten des Unternehmens zu erlangen; dies charakterisiert die „Fähigkeitenlücke“ und birgt durch die Verwendung eines anerkannten Rahmenwerks weniger Risiko einer Missinterpretation.

In Zeiten von Unternehmensänderungen, egal ob durch Änderungen der Kundenbedürfnisse, Fusionen und Übernahmen, Einführung neuer Dienste oder Produkte, Markttrends oder sich entwickelnde Unternehmensziele, kann SFIA verwendet werden, um die Auswirkungen von Fähigkeiten zu identifizieren und aufzuzeigen und so die Planung und Lieferung zu unterstützen.

Entwickeln

Entwicklungsaktivitäten planen und ausführen, um Möglichkeiten und Leistung aufzubauen und Karrierewege zu erschließen

Die Weiterentwicklung individueller Möglichkeiten in Übereinstimmung mit den Ansprüchen des Unternehmens basiert auf den objektiven Beschreibungen der Kompetenzen von SFIA.

SFIA kann verwendet werden, um die Definition der Entwicklungsziele zu erleichtern. Dies erfolgt durch:

• Identifizierung der Fähigkeiten oder Aspekte von Fähigkeiten, die entwickelt werden müssen
• Klarheit über die angestrebten Kompetenzebenen
• Hilfe bei der Identifizierung und Einigung, wie eine Entwicklung erreicht werden kann und welche Unterstützung erforderlich ist

Unterstützung kann anhand einer Reihe unterschiedlicher Maßnahmen oder Aktivitäten erfolgen, nicht nur im Rahmen von Präsenzunterricht oder Trainings: z.B. Coaching, Mentoring, herausfordernde Aufgaben, Hospitation, Training und Zertifizierung, Teilnahme an einem externen Event, Teilnahme an speziellen Interessengruppen und Anwendergemeinschaften.

Eine ausführliche Analyse, wie aktuell ausgeprägte Fähigkeiten die Leistung von Einzelpersonen beeinflussen, ermöglicht das Erstellen relevanter Entwicklungspläne, die auch wirklich funktionieren. Es ist stets wichtig, bei Trainings ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis zu erhalten. Das Erstellen fokussierter Entwicklungspläne wirkt sich auf den Wert eines Trainingsbudgets deutlich aus.

Die Verwendung von SFIA fördert eine angemessene individuelle Entwicklung, eine effektive Finanzplanung und bietet die Bestätigung, dass die Entwicklung der Fähigkeiten mit den tatsächlichen Bedürfnissen des Unternehmens übereinstimmt.

SFIA kann von Arbeitgebern verwendet werden, um Ausbildungs- und Trainingsziele für Einzelpersonen und Gruppen festzulegen. Es kann auch von Ausbildern und Trainern verwendet werden, um Lernergebnisse zu erklären und die Effektivität zu verbessern. Dies hilft Arbeitgebern dabei, die Relevanz von Qualifikation und Zertifizierung zu verstehen und zielgerichtete Investitionen in Training und Ausbildung der bestehenden Mitarbeiter zu tätigen.

Die festgelegten Entwicklungsbedürfnisse von Einzelpersonen können außerdem in den Prozess der Aufgabenzuweisung eingebracht werden.

Belohnen

Belohnung und Entlohnung des Einzelnen für seine Fähigkeiten und Kompetenzen

Unternehmen können die Verantwortungsebenen von SFIA als Unterstützung in der Jobbewertung und Einstufung verwenden. Besonders nützlich ist der deutliche Unterschied zwischen den Attributen unterschiedlicher Ebenen. Das Angleichen von Jobbeschreibungen an die SFIA-Ebenen bietet eine klare Unterstützung in der Jobeinstufung.

Die Attribute Autonomie, Komplexität, Einfluss, Kenntnissen und beruflichen Fähigkeiten ergänzen die meisten Jobeinstufungsmethoden. Dies ermöglicht konsistente Gehaltsvergleiche für alle Berufsgruppen.

Die Verwendung von SFIA zur Unterstützung der Jobbeschreibungen und Berufsprofile bringt eine größere Objektivität bei der Beurteilung der unterschiedlichen Ebenen von Jobs und Personen. Die Verwendung von SFIA zur Beurteilung und Analyse der Leistung von Einzelpersonen unterstützt die Entscheidungsfindung und ‑kommunikation über den Platz von Einzelpersonen innerhalb einer bestimmten Skala. Es ist unabdingbar, dass Einzelpersonen und Dienstanbieter Anerkennung für ihre Leistung erhalten, sei dies in Form von Lohn und Leistungen, Bonusprogrammen oder Feedback; SFIA kann als Grundlage für diese Mechanismen dienen.